Usare il telefono come telefono

Per chi ha perso l'abitudine, ecco come riprendere a fare telefonate e sfruttarle al meglio.

Prima di tutto, rilassatevi. Ormai associamo le telefonate con le emergenze ma è davvero uno spreco di energie utili:

Non rispondete a tutte le chiamate si può.
Quando qualcuno chiama a orari strani, prendete nota del numero e richiamateli più tardi, oppure lasciate che chiamino loro. Va benissimo così.
Va bene fare un breve saluto.
Spiegate che non potete parlare subito, trovate un orario che funziona per entrambi, salutate e riattaccate. Non c'è nessun problema.
Se c'è qualcuno con voi, è gentile coinvolgerlo quando rispondete a una chiamata.
“Ti spiace se rispondo a questa un attimo? Dico solo che li richiamo dopo.”
A volte vale la pena assicurarsi che sia il momento giusto per una chiamata.
Magari iniziate una telefonata chiedendo alla persona che state chiamando se è un momento buono per parlare, ascoltate il loro tono di voce ecc. In più, se una chiamata si prospetta lunga, forse è meglio chiedere se va bene proseguire; a volte è meglio finire la conversazione più tardi.
Gli sms non hanno necessariamente la priorità sulle notifiche di chiamate perse.
Probabilmente è proprio il contrario.
Le telefonate possono essere brevi.
Bastano un paio di minuti invece di una lunga sequenza di sms per organizzare una riunione. Qualche secondo per dire che tarderete.
Il telefono fisso ha dei vantaggi ben precisi.
Sono il metodo migliore per concentrarsi, e siccome non devono essere per forza portabili, la loro forma ergonomica è basata sull'uso originario. Hanno ancora un ruolo preciso nel mondo, specialmente per chi deve fare o ricevere chiamate tutto il giorno o per chiunque voglia godere dei benefici di un dispositivo sola voce.

È giusto far sapere alle persone vicine che avete fatto dei cambiamenti.

Magari mandate una mail ad amici e familiari. Potete anche includere un link: https://www.punkt.ch/it/ispirazioni/switching/
Spiegate quando vi è più difficile ricevere chiamate e scoprite quando lo è per gli altri.
Chiarite che risponderete a mail e sms con telefonate e che usate mail e messaggi solo in certi momenti della giornata, quando avete accesso a un device che ha uno schermo e una tastiera abbastanza grandi.
Forse volete specificare che usare un oggetto così scomodo come un cellulare per fare telefonate non è il massimo, ma sottolineate che in ogni caso è perfettamente fattibile. Invitateli a telefonarvi ogni tanto più che mandarvi messaggi, sempre che abbiano la batteria abbastanza carica…
Quando scambiate i contatti con qualcuno, date il numero di telefono invece della mail e abituatevi a dire che preferite fare telefonate più che mandare messaggi. (Magari sottolineate che le telefonate di solito sono più facili, che non avete tempo per mandare messaggi e mail, e preferite il contatto di persona, o quello che funziona meglio per voi.) Aggiungere il vostro numero di voicephone aiuta a chiarire ancora meglio le vostre preferenze.
Assicuratevi che la segreteria voce sia attivata, e pensate al messaggio da lasciare, magari includendo la frase che controllate regolarmente i messaggi.

Come funzionano le cose in realtà.

Se a volte ricevete email o messaggi di lavoro fuori dall'orario di lavoro ma con l'aspettativa di una risposta immediata, si spera che basti spiegare al vostro capo, che è sempre connesso ma molto comprensivo, che state prendendo delle misure sensate per evitare di esaurirviSe non è così comprensivo, cercate un compromesso. Spiegate che controllerete le email in momenti specifici, su un device a schermo più grande, per assicurarvi di poter rispondere in modo efficiente e quando siete più concentrati. In ogni caso, se non l'avete ancora fatto, settate il vostro programma di ricezione in modo che le email del datore di lavoro vengano automaticamente filtrate nella cartella “lavoro”.
Come datore di lavoro, se siete arrivati fin qui probabilmente siete già consapevoli del fatto che per i vostri dipendenti è un bene non essere indotti ad avere distrazioni. E non dimenticate che anche a voi fa bene avere del tempo libero. A volte è meglio avere saltare una consegna che accumulare a lungo problemi irrisolti. E assicuratevi di parlare di questo vostro atteggiamento “illuminato” quando cercate dei nuovi dipendenti, vi metterà sicuramente in una buona luce.
È buona regola evitare di mandare mail a colleghi che sono nello stesso edificio, a meno che ci siano ottimi motivi per farlo. Alzarsi e andare a parlare con loro, sia spontaneamente che dopo aver fatto uno squillo per capire se hanno un attimo per voi è più efficiente, evita di intasare la mail ed è utile per evitare mal di schiena, noia, stanchezza, ecc. Non siamo fatti per stare seduti alla scrivania tutto il giorno.
Se siete freelance, definite i vostri orari di lavoro e pubblicateli sul vostro sito, sulla firma nelle mail, ecc. Se vi risulta complicato, considerate di indicare un orario alternativo per clienti importanti, da usare in casi urgenti, per esempio, dalle 9 alle 17 o dalle 8 alle 19 se necessario. E incoraggiate le persone a telefonarvi utilizzando frasi come “Per ulteriori informazioni, chiamateci al +41919249003. In alternativa, potete mandarci una mail a info@punkt.ch”. Offrite un numero fisso, anche se viene inoltrato al cellulare, perché così le persone eviteranno di mandarvi sms. Se non vogliono telefonare vi manderanno una email, che è più facile da gestire. (In più un numero fisso sembra più professionale). Magari tenete due telefoni e date entrambi numeri solo a certi clienti chiave – o nemmeno a loro. Preparatevi a perdere un paio di lavori, se volete riuscire a mantenere questa sana strategia a lungo.
Considerate l'idea di rispondere alla mail di un cliente con una telefonata, magari una mail. Se necessario, mandate una email riassuntiva dopo la conversazione.
E a prescindere dal fatto che siate un dipendente, un freelance o qualcuno che è finito per sbaglio nell'ufficio: non guardate il cellulare durante le riunioni. Le uniche eccezioni sono a) quando state controllando qualcosa che è rilevante alla conversazione e b) quando ricevete una telefonata a cui dovete assolutamente rispondere. Altrimenti il telefono non dovrebbe essere a portata di mano.

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